Każdy sprzedawca towarów i usług posiada obowiązek wystawiania dokumentu sprzedaży. Najpopularniejszym z takich dokumentów jest paragon fiskalny, niewielki kawałek papieru, który stanowi dowód na to, że sprzedawca odprowadził za towar czy usługę podatek VAT. Każdy sprzedawca ma bezwzględny obowiązek wydania paragonu fiskalnego. Za niedopełnienie tego obowiązku kontrola z urzędu skarbowego ma prawo zastosować karę w postaci mandatu.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą rozliczać się cyklicznie ze wszystkich dochodów, ale także z wydatków. Taki stan rzeczy sprawia, że niezbędna jest identyfikacja kupującego tak, aby jasne było który dokładnie przedsiębiorca dokonał zakupu towaru czy usługi i jakiej wysokości podatek odprowadził tak, aby mógł się z tego rozliczyć. W celu dokonania tej identyfikacji wprowadzono formę dokumentu sprzedaży, jakim jest Faktura VAT.
Wedle nowych przepisów za towary warte nie więcej niż 450 zł fakturę stanowi paragon fiskalny. Jednak nie zwykły paragon, który każdy otrzymuje podczas najdrobniejszych nawet zakupów, a taki, na którym kupujący jest zidentyfikowany. Taka identyfikacja następuje w formie zaznaczenia na paragonie numeru identyfikacyjnego kupującego. Zazwyczaj tym numerem jest NIP, czyli numer identyfikacji podatkowej. Warto wiedzieć, że o chęci otrzymania zidentyfikowanego paragonu należy poinformować sprzedawcę jeszcze przed dokonaniem zakupu, nie ma bowiem możliwości skorygowania takiego dokumentu po jego fiskalizacji.
Jeżeli wartość zakupionych towarów lub usług opiewa na kwotę wyższą niż 450 złotych należy zgłosić chęć otrzymania faktury VAT. W pierwszej kolejności sprzedawca wystawia paragon fiskalny z numerem identyfikacyjnym, a następnie na podstawie tego paragonu wystawiana jest faktura VAT. Można otrzymać fakturę VAT na kwotę podsumowaną z kilku, a nawet kilkunastu paragonów. Taka zbiorcza faktura jest wygodnym rozwiązaniem, nie trzeba dostarczać księgowej stosu dokumentów. Na każdym paragonie musi być jednak zaznaczony NIP przedsiębiorcy.
